Zaproszenie do złożenia propozycji cenowej
Burmistrz Kamiennej Góry zaprasza do przedstawienia propozycji cenowej wykonania zadania obejmującego:
Obsługę i wyłączność prowadzenia strefy gastronomicznej i handlowej podczas imprezy 
"Dni Kamiennej Góry 2022".
5-7 sierpnia 2022 Ośrodek Wypoczynku Świątecznego w Kamiennej Górze (zalew), ul. T. Kościuszki.
Termin realizacji zamówienia 5-7 sierpnia 2022 r.
Termin złożenia oferty: do 9 czerwca 2022 r. do godz. 12.00 (decyduje data wpływu).
Sposób składania ofert:
a) osobiście w siedzibie Zamawiającego: Urząd Miasta Kamienna Góra, plac Grunwaldzki 1, Biuro Obsługi Klienta,
b) listownie: Urząd Miasta Kamienna Góra, plac Grunwaldzki 1, (58-400), Wydział Promocji i Polityki Społecznej,
c) za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: natalia.mataczynska@kamiennagora.pl
z dopiskiem na kopercie lub w temacie e-mail "Obsługa prowadzenia strefy gastronomicznej i handlowej  w ramach imprezy pn. Dni Kamiennej Góry 2022".
1. Opis przedmiotu zamówienia:
Dni Kamiennej Góry rozpoczną się 5 sierpnia i trwać będą kolejne 2 dni. Tegoroczne propozycje koncertów to nie lada gratka dla fanów polskiej sceny muzycznej. 5 sierpnia (piątek) gwiazdą wieczoru będzie BARANOVSKI, po jego koncercie scenę przejmuje Maciek Wowk, który poprowadzi imprezę w stylu DMC. Zakończenie pierwszego dnia zaplanowano na godz. 24.00. W sobotę (6 sierpnia) na scenie zaprezentuje się znany polski raper MIUOSH. Po jego koncercie o godz. 24.00 dyskoteka zakończy drugi dzień imprezy. W niedzielę 7 sierpnia zagra KAMIL BEDNAREK. Zakończenie eventu zaplanowano na godz. 22.00.
Zamawiający nie przewiduje zmian w programie imprezy, niemniej zastrzega sobie prawo do dowolnych zmian w programie, czasie trwania koncertów oraz liście wykonawców.
Zamawiający zaznacza, że na terenie Ośrodka Wypoczynku Świątecznego w nieodległym sąsiedztwie  od miejsca, w którym odbywa się impreza administrator obiektu ma zawarte stałe umowy z następującymi podmiotami, które prowadzić mogą działalność w trakcie odbywania się imprezy:  
1. Lodziarnia Willmannowy Ogródek. 
2.Tawerna (obecnie obiekt nieczynny).
Przewidywana liczba uczestników wydarzenia ok. 10 tys. 
Wykonawca wybrany na podstawie najkorzystniejszej oferty jest uprawniony do zapewnienia obsługi gastronomiczno- handlowej ww. imprezy, prowadzenia strefy gastronomicznej i handlowej w postaci poniższych zadań: 
1.	Ustawienie, wyposażenie, zaopatrzenie w towar w ilości i jakości odpowiedniej do rozmiaru (charakteru) imprezy oraz zapewnienie obsługi w zakresie co najmniej:
a)	stoiska gastronomiczne o zróżnicowanym asortymencie
-  potrawy z grilla (kiełbasy, szaszłyki, stek, warzywa itp.)
- potrawy typu fast food (hod-dogi, hamburgery, zapiekanki, kebaby, frytki itp.)
- zupy, bigos
- napoje bezalkoholowe zimne i gorące,
- napoje alkoholowe do 4,5 % zawartości alkoholu podawane w naczyniach jednorazowych, 
- gastronomia lekka: lody, gofry, wata cukrowa, popcorn itp.
b) sprzęt, towar, pracownicy w ilości wystarczającej do obsługi uczestników imprezy we wszystkich dniach jej trwania,
c) stoiska gastronomiczne powinny zapewniać sprawną przepustowość i być dostosowane do charakteru imprezy
2. Zapewnienie własnych agregatów prądotwórczych, niezbędnych do zaopatrzenia w energię elektryczną stoisk Wykonawcy (Zamawiający nie zapewnia przyłączenia do sieci energetycznej).
3. Zapewnienie wystarczającej ilości miejsc siedzących- stoły z ławami pod parasolami zapewniające miejsca siedzące dla min. 800 osób.
4. Profesjonalne, estetyczne i kompleksowe wykonanie stoisk gastronomicznych oraz stoisk  handlowych.
5. Ustawienie w miejscach uprzednio uzgodnionych z Zamawiającym punktów sprzedaży i konsumpcji.
6. Ustawienie własnymi siłami stanowisk gastronomicznych i handlowych oraz rozstawienie parasoli i kompletów ławo- stołów (wyłącznie w miejscach ustalonych z Zamawiającym) oraz obsługi stanowisk w zakresie i ilościach odpowiednich do rozmiaru imprezy. Ww. sprzęt zostanie rozstawiony najpóźniej do dnia 5.08.22 r. do godz. 12.00 i usunięty po zakończeniu imprezy, najpóźniej do dnia 8.08.22 r. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za sprzęt Wykonawcy.
7.  Wydzielenie punktów sprzedaży napojów alkoholowych- zapewnienie min. 6 rollbarów.
8. Zachowanie czystości na obszarze objętym strefą gastronomiczno- handlową podczas trwania imprezy, w tym ustawienie i regularnie opróżnianie koszy na śmieci oraz bieżące usuwanie śmieci pozostających na ziemi. 
9. Zapewnienie stoisk handlowych o zróżnicowanym asortymencie, np. słodycze, pamiątki, sery, wędliny, rękodzieło, tekstylia, zabawki, balony.
10. Prowadzenie działalności gastronomicznej po spełnieniu wymogów przewidzianych w odpowiednich przepisach (sanitarno- epidemiologicznych, przestrzeganie przepisów p. poż., BHP, a przede wszystkim bezpieczeństwa uczestników imprezy). 
11. Na etapie podpisywania umowy do wglądy dla Zamawiającego przedstawienie: kompletu dokumentów (zaświadczenia dot. spełnienia wymogów sanitarnych, pracownicze książeczki zdrowia, specyfikacji oraz typu urządzeń gastronomicznych, dokumentów ubezpieczenia.
12. Dokonanie wszelkich formalności niezbędnych do uzyskania jednorazowego zezwolenia na sprzedaż piwa, uiszczenie wszelkich kosztów i opłat związanych z uzyskaniem i wydaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. 
13. Wykonawca może przygotować i zorganizować własne wydarzenia towarzyszące w trakcie trwania imprezy, po uprzedniej konsultacji z Zamawiającym i otrzymaniem jego zgody.

2. Opis sposobu obliczania ceny składanej propozycji:
Oferent składa propozycję cenową, która zawierać będzie podaną brutto i netto kwotę jaką proponuje do zapłacenia na rzecz Zarządcy terenu, na którym odbywać się będzie impreza, tj. Miejskiego Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze z tytułu wyłączności prowadzenia strefy rozrywkowo- rekreacyjnej i udostępnienia powierzchni na ten cel. 
3. Wykonawca przedkładający propozycję zobowiązany jest do złożenia następujących dokumentów i oświadczeń:
a) ofertę cenową zawierającą cenę całkowitą na formularzu propozycji cenowej (załącznik 1),
b) pismo informacyjne z wykazem stoisk o propozycją organizacji strefy gastronomicznej i handlowej,
c) oświadczenie o posiadanych zasobach kadrowych niezbędnych do terminowego i profesjonalnego zrealizowania zadania (załącznik 1),
d) oświadczenie o posiadaniu ważnej odpowiedniej z typem prowadzonej działalności polisy ubezpieczeniowej (załącznik 1),
e) oświadczenie o wzięciu na siebie odpowiedzialności za stan techniczny posiadanego sprzętu i posiadaniu niezbędnych zezwoleń do jego używania, certyfikatów i zaświadczeń. (załącznik 1),
f) oświadczenie, o nieznajdowaniu się w stanie upadłości i trudnej sytuacji finansowej prowadzonej działalności (załącznik1),
g) referencje wystawione przez poprzednich kontrahentów (opcjonalnie),
h) dokumentację zdjęciową przedstawiającą rzeczywisty wygląd przykładowych realizacji. 
W przypadku braku dokumentacji zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Oferentów do uzupełnienia braków.
4. Dodatkowo Wykonawca/ Oferent zobowiązany jest do:
a) Wpłacenia na konto Zarządcy terenu opłaty z tytułu udostępnienia powierzchni pod ustawienie strefy gastronomiczno- handlowej i zapewnienie wyłączności, najpóźniej w terminie 7 dni od podpisania umowy,
b) przestrzegania postanowień Organizatora w zakresie zapewnienia porządku i bezpieczeństwa,
c) posiadania aktualnego wymaganego pozwolenia na prowadzenie działalności oraz niezbędnej wiedzy, doświadczenia i potencjału technicznego, a także dysponowania osobami zdolnymi do wykonywania zadań, o których mowa w zaproszeniu,
d) zabezpieczenia we własnym zakresie okablowania do miejsca z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom technicznym),
e)  prowadzenia działalności tylko w godz. trwania imprezy.
5. Zamawiający zobowiązany jest do: 
a) zapewnienia wyłączności na prowadzenie strefy  gastronomiczno- handlowej przez Wykonawcę w ramach imprezy, z wyjątkiem umów stałych zawartych z administratorem obiektu (pkt.1),
b) umożliwienie dostępu do wody dla stoisk handlowych, 
c)  zapewnienie ochrony,
d) zapewnienia strefy toalet przenośnych w ilości dostosowanej do charakteru imprezy, 
e) sprzątania całego terenu imprezy po zakończeniu każdego dnia jej trwania,
f) zapewnieniu zabezpieczenia medycznego imprezy i powiadomienia o organizacji imprezy policji i straży pożarnej,
g) zapewnieniu stałego kontaktu z osobą  odpowiedzialną za organizacje imprezy,
h) ubezpieczeniu imprezy,
i) szerokiej promocji imprezy. 
6. Organizator jest uprawniony do umieszczenia w miejscu realizacji imprezy następujących stoisk:
1. Stoisko promocyjne Miasta Kamienna Góra oraz innych miejskich instytucji i organizacji.
2. Stoisk promocyjnych organizatorów imprezy.
3. stoisk promocyjno- handlowych artystów występujących podczas imprezy.
7. Opis kryteriów wyboru Wykonawcy:
a) wysokość kwoty, którą Oferent zapłaci Zamawiającemu z tytułu udostępnienia placu i wyłączności na prowadzenie strefy  gastronomiczno- handlowej,
b) atrakcyjność oferty, ewentualnie własne pomysły na urozmaicenie oferty,
c) doświadczenie w wykonywaniu podobnych usług.
8. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
10. Informacje dotyczące zawarcia umowy:
1. Umowa zostanie podpisana przez wyłonionego Wykonawcę OSOBIŚCIE, najpóźniej do dnia 22 czerwca 2022 r. w Urzędzie Miasta Kamienna Góra pok. 304. 
2. W przypadku niedotrzymania terminu podpisania umowy przez wybranego Oferenta lub niedotrzymania terminu wpłaty, o której mowa w punkcie 4a, Zamawiający bez wezwania wybranego Oferenta wybierze kolejnego.
9. Wszelkie dodatkowe informacje uzyskać można pod nr tel. 756455127 od poniedziałku do czwartku w godz. 8-00 do 14.00.

Załącznik nr 1

...........................................			............................,dnia ........................2022r.

FORMULARZ PROPOZYCJI CENOWEJ
1. Nazwa oferenta:
......................................................................................................................................................
2. Dane teleadresowe (adres, telefon, e-mail):
............................................................................................................................................
3. NIP:
............................................................................................................................................
W odpowiedzi na zaproszenie do złożenia propozycji cenowej, składam ofertę na przedmiot zamówienia - Obsługa i wyłączność prowadzenia strefy gastronomiczno- handlowej podczas Dni Miasta Kamienna Góra 2022, które odbędą się w dniach 5-7 sierpnia 2022 r. na terenie OWŚ w Kamiennej Górze, ul.                   T. Kościuszki.
Oferowana kwota brutto w złotych polskich:
...............................................................................................................................................
Słownie: ..............................................................................................................................
Oferowana kwota netto w złotych polskich:
............................................................................................................................................
Słownie:................................................................................................................................
Oświadczam, że:
1. Posiadam zasoby kadrowe niezbędne do terminowego i profesjonalnego zrealizowania zadania.
2. Posiadam ważną z typem prowadzonej działalności polisę ubezpieczeniową. 
3. Biorę na siebie pełną odpowiedzialność za stan techniczny posiadanego sprzętu i posiadanie niezbędnych zezwoleń do jego używania, certyfikatów i zaświadczeń.
4. Prowadzona przeze mnie działalność nie znajduje się w stanie upadłości i trudnej sytuacji finansowej. 

Załączniki:
1. ...............................................................................................................................................
2. .......................................................................................................................................
3. .......................................................................................................................................

...............................................
(podpis osoby uprawnionej)