Zaproszenie do złożenia propozycji cenowej

Burmistrz Miasta Kamienna Góra zaprasza do przedstawienia propozycji cenowej wykonania zadania obejmującego:

Obsługę i wyłączność prowadzenia strefy gastronomicznej i handlowej podczas imprezy

„Dni Kamiennej Góry 2023″.

11-13 sierpnia 2023 Ośrodek Wypoczynku Świątecznego w Kamiennej Górze (zalew), ul. T. Kościuszki.

Termin realizacji zamówienia 11-13 sierpnia 2023 r.

Termin złożenia oferty: do 12 maja 2023 r. do godz. 12.00 (decyduje data wpływu).

Sposób składania ofert:

a) osobiście w siedzibie Zamawiającego: Urząd Miasta Kamienna Góra, plac Grunwaldzki 1, Biuro Obsługi Klienta,

b) listownie: Urząd Miasta Kamienna Góra, plac Grunwaldzki 1, (58-400), Wydział Promocji i Polityki Społecznej,

c) za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: natalia.mataczynska@kamiennagora.pl

z dopiskiem na kopercie lub w temacie e-mail „Obsługa prowadzenia strefy gastronomicznej i handlowej w ramach imprezy pn. Dni Kamiennej Góry 2023″.

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Dni Kamiennej Góry rozpoczną się 11 sierpnia i trwać będą łącznie 3 dni. Tegoroczne propozycje koncertów to nie lada gratka dla fanów głównie polskiej sceny muzycznej, ale nie tylko.

Podczas imprezy wystąpią:

Smolasty, Myslovitz, Liber, Danzel. Nie zabraknie również imprezy w stylu DMC.

Zamawiający nie przewiduje zmian w programie i miejscu imprezy, niemniej jednak zastrzega sobie prawo do dowolnych zmian przed i w czasie trwania imprezy.

Zamawiający zaznacza, że na terenie Ośrodka Wypoczynku Świątecznego w nieodległym sąsiedztwie    od miejsca, w którym odbywa się impreza administrator obiektu ma zawarte stałe umowy z podmiotami, które prowadzić mogą działalność w trakcie odbywania się imprezy:

1. Lodziarnia Willmannowy Ogródek.

2.Tawerna (obecnie obiekt jest nieczynny).

Przewidywana liczba uczestników wydarzenia ok. 10 tys.

Wykonawca wybrany na podstawie najkorzystniejszej oferty jest uprawniony do zapewnienia obsługi gastronomiczno- handlowej ww. imprezy, prowadzenia strefy gastronomicznej i handlowej w postaci poniższych zadań:

1. Ustawienie, wyposażenie, zaopatrzenie w towar w ilości i jakości odpowiedniej do rozmiaru (charakteru) imprezy oraz zapewnienie obsługi w zakresie co najmniej:

1. stoiska gastronomiczne o zróżnicowanym asortymencie

-    potrawy z grilla (kiełbasy, szaszłyki, stek, warzywa itp.)

– potrawy typu fast food (hod-dogi, hamburgery, zapiekanki, kebaby, frytki itp.)

– zupy, bigos

– napoje bezalkoholowe zimne i gorące,

– napoje alkoholowe do 4,5 % zawartości alkoholu podawane w naczyniach jednorazowych,

– gastronomia lekka: lody, gofry, wata cukrowa, popcorn, kukurydza itp.

b) sprzęt, towar, pracownicy w ilości wystarczającej do obsługi uczestników imprezy we wszystkich dniach jej trwania,

c) stoiska gastronomiczne powinny zapewniać sprawną przepustowość i być dostosowane do charakteru imprezy

2. Zapewnienie własnych agregatów prądotwórczych, niezbędnych do zaopatrzenia w energię elektryczną stoisk Wykonawcy (Zamawiający nie zapewnia przyłączenia do sieci energetycznej).

3. Zapewnienie wystarczającej ilości miejsc siedzących- stoły z ławami pod parasolami zapewniające miejsca siedzące dla min. 800 osób.

4. Profesjonalne, estetyczne i kompleksowe wykonanie stoisk gastronomicznych oraz stoisk    handlowych.

5. Ustawienie w miejscach uprzednio uzgodnionych z Zamawiającym punktów sprzedaży i konsumpcji.

6. Ustawienie własnymi siłami stanowisk gastronomicznych i handlowych oraz rozstawienie parasoli i kompletów ławo- stołów (wyłącznie w miejscach ustalonych z Zamawiającym) oraz obsługi stanowisk w zakresie i ilościach odpowiednich do rozmiaru imprezy. Ww. sprzęt zostanie rozstawiony najpóźniej do dnia 11.08.23 r. do godz. 12.00 i usunięty po zakończeniu imprezy, najpóźniej do dnia 14.08.23 r. do godz. 10.00. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za sprzęt Wykonawcy.

7.    Wydzielenie punktów sprzedaży napojów alkoholowych- zapewnienie min. 6 rollbarów.

8. Zachowanie czystości na obszarze objętym strefą gastronomiczno- handlową podczas trwania imprezy, w tym ustawienie i regularnie opróżnianie koszy na śmieci oraz bieżące usuwanie śmieci pozostających na ziemi.

9. Zapewnienie stoisk handlowych o zróżnicowanym asortymencie, np. słodycze, pamiątki, sery, wędliny, rękodzieło, tekstylia, zabawki, balony itp.

10. Prowadzenie działalności gastronomicznej po spełnieniu wymogów przewidzianych w odpowiednich przepisach (sanitarno- epidemiologicznych, przestrzeganie przepisów p. poż., BHP, a przede wszystkim bezpieczeństwa uczestników imprezy).

11. Na etapie podpisywania umowy do wglądu dla Zamawiającego przedstawienie: kompletu dokumentów (zaświadczenia dot. spełnienia wymogów sanitarnych, pracownicze książeczki zdrowia, specyfikacji oraz typu urządzeń gastronomicznych, dokumentów ubezpieczenia itp.).

12. Dokonanie wszelkich formalności niezbędnych do uzyskania jednorazowego zezwolenia na sprzedaż piwa, uiszczenie wszelkich kosztów i opłat związanych z uzyskaniem i wydaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.

13. W celu uatrakcyjnienia oferty, Oferent może zaproponować Zamawiającemu zorganizowanie dodatkowego wydarzenia towarzyszącego w trakcie trwania imprezy, którego koszty pokryje Wykonawca.

2. Opis sposobu obliczania ceny składanej propozycji:

Oferent składa propozycję cenową, która zawierać będzie podaną brutto i netto kwotę jaką proponuje do zapłacenia na rzecz Zarządcy terenu, na którym odbywać się będzie impreza, tj. Miejskiego Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze z tytułu wyłączności prowadzenia strefy gastronomicznej i handlowej i udostępnienia powierzchni na ten cel.

3. Wykonawca przedkładający propozycję zobowiązany jest do złożenia następujących dokumentów i oświadczeń:

a) ofertę cenową zawierającą cenę całkowitą na formularzu propozycji cenowej (załącznik 1),

b) pismo informacyjne z wykazem stoisk, które wchodziłyby w strefę gastronomiczną i handlową,

c) oświadczenie o posiadanych zasobach kadrowych niezbędnych do terminowego i profesjonalnego zrealizowania zadania (załącznik 1),

d) oświadczenie o posiadaniu ważnej odpowiedniej z typem prowadzonej działalności polisy ubezpieczeniowej (załącznik 1),

e) oświadczenie o wzięciu na siebie odpowiedzialności za stan techniczny posiadanego sprzętu i posiadaniu niezbędnych zezwoleń do jego używania, certyfikatów i zaświadczeń. (załącznik 1),

f) oświadczenie, o nieznajdowaniu się w stanie upadłości i trudnej sytuacji finansowej prowadzonej działalności (załącznik1),

g) referencje wystawione przez poprzednich kontrahentów (opcjonalnie),

h) dokumentację zdjęciową przedstawiającą rzeczywisty wygląd przykładowych realizacji.

W przypadku braku dokumentacji zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Oferentów do uzupełnienia braków.

4. Dodatkowo Wykonawca/ Oferent zobowiązany jest do:

a) Wpłacenia na konto Zarządcy terenu opłaty z tytułu udostępnienia powierzchni pod ustawienie strefy gastronomiczno- handlowej i zapewnienie wyłączności, najpóźniej w terminie 7 dni od podpisania umowy,

b) przestrzegania postanowień Organizatora w zakresie zapewnienia porządku i bezpieczeństwa,

c) posiadania aktualnego wymaganego pozwolenia na prowadzenie działalności oraz niezbędnej wiedzy, doświadczenia i potencjału technicznego, a także dysponowania osobami zdolnymi do wykonywania zadań, o których mowa w zaproszeniu,

d) zabezpieczenia we własnym zakresie okablowania do miejsca z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom technicznym),

e)    prowadzenia działalności tylko w godz. trwania imprezy tj. zaprzestania sprzedaży po „wyłączeniu” sceny.

5. Zamawiający zobowiązany jest do:

a) zapewnienia wyłączności na prowadzenie strefy    gastronomiczno- handlowej przez Wykonawcę w ramach imprezy, z wyjątkiem umów stałych zawartych z administratorem obiektu (pkt.1),

b) umożliwienie dostępu do wody dla stoisk handlowych,

c)    zapewnienia strefy toalet przenośnych w ilości dostosowanej do charakteru imprezy,

d) sprzątania całego terenu imprezy po zakończeniu każdego dnia jej trwania,

e) zapewnieniu zabezpieczenia medycznego imprezy i powiadomienia o organizacji imprezy policji i straży pożarnej,

f) zapewnieniu stałego kontaktu z osobą odpowiedzialną za organizacje imprezy,

g) ubezpieczenia imprezy,

h) szerokiej promocji imprezy.

6. Organizator jest uprawniony do umieszczenia w miejscu realizacji imprezy następujących stoisk:

1. Stoisko promocyjne Miasta Kamienna Góra, Lokalnej Organizacji Turystycznej oraz innych miejskich instytucji i organizacji.

2. Stoisk promocyjnych organizatorów imprezy.

3. Stoisk promocyjno- handlowych artystów występujących podczas imprezy.

7. Opis kryteriów wyboru Wykonawcy:

a) wysokość kwoty, którą Oferent zapłaci Zamawiającemu z tytułu udostępnienia placu i wyłączności na prowadzenie strefy gastronomiczno- handlowej,

b) atrakcyjność oferty, ewentualnie własne pomysły na urozmaicenie oferty,

c) doświadczenie w wykonywaniu podobnych usług,

d) Zamawiający dopuszcza możliwość zaproszenia Oferentów do ustnych negocjacji.

8. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

10. Informacje dotyczące zawarcia umowy:

1. Umowa zostanie podpisana przez wyłonionego Wykonawcę OSOBIŚCIE, najpóźniej do dnia 19 maja 2023 r. w Urzędzie Miasta Kamienna Góra pok. 301.

2. Na wniosek Oferenta przed złożeniem ofert, zostanie mu udostępniony projekt umowy do uprzedniego zapoznania się z jej treścią.

3. W przypadku niedotrzymania terminu podpisania umowy przez wybranego Oferenta lub niedotrzymania terminu wpłaty, o której mowa w punkcie 4a, Zamawiający bez wezwania wybranego Oferenta wybierze kolejnego lub ogłosi nowe zapproszenie do składania ofert..

4. Wszelkie dodatkowe informacje uzyskać można pod nr tel. 756455127 od poniedziałku do piątku w godz. 8-00 do 14.00.