Zaproszenie do złożenia propozycji cenowej

Burmistrz Miasta Kamienna Góra zaprasza do przedstawienia propozycji cenowej wykonania zadania obejmującego:

Obsługę i wyłączność prowadzenia strefy rozrywkowo- rekreacyjnej podczas imprezy

„Dni Kamiennej Góry 2023″.

11-13 sierpnia 2023 Ośrodek Wypoczynku Świątecznego w Kamiennej Górze (zalew), ul. T. Kościuszki.

Termin realizacji zamówienia 11-13 sierpnia 2023 r.

Termin złożenia oferty: do 12 maja 2023 r. do godz. 12.00 (decyduje data wpływu).

Sposób składania ofert:

a) osobiście w siedzibie Zamawiającego: Urząd Miasta Kamienna Góra, plac Grunwaldzki 1, Biuro Obsługi Klienta,

b) listownie: Urząd Miasta Kamienna Góra, plac Grunwaldzki 1, (58-400), Wydział Promocji i Polityki Społecznej,

c) za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: natalia.mataczynska@kamiennagora.pl

z dopiskiem na kopercie lub w temacie e-mail „Obsługa prowadzenia strefy rozrywkowo-rekreacyjnej w ramach imprezy pn. Dni Kamiennej Góry 2023″.

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Dni Kamiennej Góry rozpoczną się 11 sierpnia i trwać będą łącznie 3 dni. Tegoroczne propozycje koncertów to nie lada gratka dla fanów głównie polskiej sceny muzycznej, ale nie tylko.

Podczas imprezy wystąpią:

Smolasty, Myslovitz, Liber, Danzel. Nie zabraknie również imprezy w stylu DMC.

Zamawiający nie przewiduje zmian w programie i miejscu imprezy, niemniej jednak zastrzega sobie prawo do dowolnych zmian przed i w czasie trwania imprezy.

Przewidywana liczba uczestników wydarzenia ok. 10 tys.

Wykonawca wybrany na podstawie najkorzystniejszej oferty jest uprawniony do zapewnienia obsługi rozrywkowo- rekreacyjnej ww. imprezy w postaci poniższych zadań:

1) przygotowanie i obsługa wesołego miasteczka,

2) przygotowanie i obsługa strefy dmuchańców,

3) przygotowanie i obsługa automatów do gier itp.,

4) przygotowanie i obsługa innych urządzeń rozrywkowo- rekreacyjnych zaproponowanych przez Oferenta,

5) zapewnienie własnych agregatów prądotwórczych, niezbędnych do zaopatrzenia w energię elektryczną urządzeń Oferenta,

6) dokonanie ustawienia własnymi siłami wszelkich urządzeń i elementów infrastruktury (wyłącznie w miejscach wskazanych i uzgodnionych z Organizatorem) i obsługę urządzeń w zakresie i ilościach odpowiednich do rozmiaru (charakteru) imprezy. Ww. sprzęt zostanie ustawiony najpóźniej w dniu 11.08.2023 r. do godz. 12.00, a usunięty po zakończeniu imprezy, najpóźniej do dnia 14.08.2023 r. do godz. 10.00,

7) zapewnienie wyposażenia stanowisk w zakresie przepisów przeciwpożarowych, BHP, a przede wszystkim zagwarantowanie bezpieczeństwa uczestnikom imprezy w formie uzgodnionej z Organizatorem,

8) zachowanie czystości na obszarze objętym strefą rozrywkowo- rekreacyjną podczas trwania imprezy w tym ustawienie i regularne opróżnianie koszy na śmieci oraz bieżące usuwanie śmieci pozostających na ziemi,

9) W celu uatrakcyjnienia oferty, Oferent może zaproponować Zamawiającemu zorganizowanie dodatkowego wydarzenia towarzyszącego w trakcie trwania imprezy, którego koszty pokryje Oferent.

2. Opis sposobu obliczania ceny składanej propozycji:

Oferent składa propozycję cenową, która zawierać będzie podaną brutto i netto kwotę jaką proponuje do zapłacenia na rzecz Zarządcy terenu, na którym odbywać się będzie impreza, tj. Miejskiego Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej Górze z tytułu wyłączności prowadzenia strefy rozrywkowo- rekreacyjnej i udostępnienia powierzchni na ten cel.

3. Wykonawca przedkładający propozycję zobowiązany jest do złożenia następujących dokumentów i oświadczeń:

a) ofertę cenową zawierającą cenę całkowitą na formularzu propozycji cenowej (załącznik 1),

b) pismo informacyjne z wykazem proponowanych urządzeń, najlepiej z dokumentacją fotograficzną,

c) oświadczenie o posiadanych zasobach kadrowych niezbędnych do terminowego i profesjonalnego zrealizowania zadania (załącznik 1),

d) oświadczenie o posiadaniu ważnej odpowiedniej z typem prowadzonej działalności polisy ubezpieczeniowej (załącznik 1),

e) oświadczenie o wzięciu na siebie pełnej odpowiedzialności za stan techniczny posiadanego sprzętu i posiadanie niezbędnych zezwoleń do jego używania, certyfikatów i zaświadczeń dotyczących spełnienia wymogów UDT. Przy podpisaniu umowy Wykonawca jest zobowiązany przedłożyć Zamawiającemu dokumenty dopuszczające urządzenia do użytku, głównie orzeczenie dozoru technicznego oraz ważną polisę ubezpieczeniową (załącznik 1),

f) oświadczenie, o nieznajdowaniu się w stanie upadłości i trudnej sytuacji finansowej prowadzonej działalności (załącznik1),

g) referencje wystawione przez poprzednich kontrahentów (opcjonalnie).

W przypadku braku dokumentacji zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Oferentów do uzupełnienia braków.

4. Dodatkowo Wykonawca/ Oferent zobowiązany jest do:

a) Wpłacenia na konto Zarządcy terenu opłaty z tytułu udostępnienia powierzchni pod ustawienie strefy rozrywkowo-rekreacyjnej i zapewnienie wyłączności, najpóźniej w terminie 7 dni od podpisania umowy,

b) przestrzegania postanowień Organizatora w zakresie zapewnienia porządku i bezpieczeństwa,

c) posiadania aktualnego wymaganego pozwolenia na prowadzenie działalności oraz niezbędnej wiedzy, doświadczenia i potencjału technicznego, a także dysponowania osobami zdolnymi do wykonywania zadań, o których mowa z zaproszeniu,

d) zabezpieczenia we własnym zakresie okablowania do miejsca z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom BHP ),

e) zaprzestania sprzedaży biletów po zakończeniu imprezy, tj. po „wyłączeniu” sceny,

f) zapewnienia we własnym zakresie ochrony posiadanego sprzętu i urządzeń.

5. Opis kryteriów wyboru Wykonawcy:

a) wysokość kwoty, którą Oferent zapłaci Zamawiającemu z tytułu udostępnienia placu i wyłączności na prowadzenie strefy rozrywkowo- rekreacyjnej,

b) atrakcyjność oferty, ewentualnie własne pomysły na urozmaicenie oferty,

c) doświadczenie w wykonywaniu podobnych usług.

6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

8. Informacje dotyczące zawarcia umowy:

1. Umowa zostanie podpisana przez wyłonionego Wykonawcę OSOBIŚCIE, najpóźniej do dnia 19 maja 2023 r. w Urzędzie Miasta Kamienna Góra pok. 301.

2. Na wniosek Oferenta przed złożeniem oferty, zostanie mu udostępniony projekt umowy do uprzedniego zapoznania się z jej treścią.

3. W przypadku niedotrzymania terminu podpisania umowy przez wybranego Oferenta lub niedotrzymania terminu wpłaty, o której mowa w punkcie 4a, Zamawiający bez wezwania wybranego Oferenta wybierze kolejnego lub ogłosi nowe zaproszenie do składania ofert .

9. Wszelkie dodatkowe informacje uzyskać można pod nr tel. 756455127 od poniedziałku do czwartku w godz. 8-00 do 14.00.

Załączniki

#	Plik	Wielkość pliku
1	załącznik nr 1	21 KB